Ao determinar a preparação da sua escola para uma campanha capital, a preparação do banco de dados pode não estar no topo da lista dos consultores de campanha ou da governo. Mas você e eu sabemos que é fundamental manter um CRM robusto e atualizado. E para uma campanha capital, as decisões baseadas em dados dependem de você e de mim, os desconhecidos nerds dos dados que operam silenciosamente em segundo projecto. Trabalhamos arduamente para transformar informações básicas em dados de subida qualidade. Assim uma vez que uma campanha de capital bem-sucedida segue etapas e marcos definidos, o mesmo acontece com o trabalho de um gerente de banco de dados – tarefas essenciais nos bastidores para manter a campanha avançando em direção ao seu objetivo.

Esteja você testando as águas durante o estudo de viabilidade ou já comprometido com promessas, vamos trabalhar junto com o cronograma tradicional da campanha de capital para que você possa executar sete metas específicas do banco de dados para a campanha de capital da sua escola independente.

Lanço 1 da campanha: Planejamento pré-campanha

Seu objetivo de banco de dados: auditar seu banco de dados

Enquanto os administradores estão ocupados planejando listas de desejos e casos de suporte, você está preocupado em simplificar as operações básicas do dia a dia, uma vez que reconciliação com o departamento financeiro, códigos constituintes, presentes de funcionários processados ​​por meio da folha de pagamento e gerenciamento de registros duplicados, em além destes objetivos principais:

• Conclua consultas de auditoria. Se um processo de auditoria regular ainda não faz segmento de suas operações, tente juntar algumas consultas de auditoria para prometer que os campos-chave sejam codificados corretamente para detectar qualquer coisa que possa passar despercebida. Uma consulta de auditoria pode ser tão simples quanto procurar erros de ingressão de dados, uma vez que um presente em quantia recente com data de presente de dois anos depois. Isto poderia estimular novas regras de ingressão de dados, uma vez que restringir a data do presente usada em um recurso atual para corresponder ao ano fiscal.
• Revise os relatórios. Trabalhe em estreita colaboração com os administradores para identificar os relatórios que precisam ser gerados e as métricas a serem monitoradas durante a campanha, que informarão a formato do seu fundo e o processo de ingressão de presentes. Combine um formato e frequência de relatório para que todos saibam o que precisam relatar e com que frequência.
• Ajuste a formato do seu fundo. Várias organizações com as quais trabalhei tiveram registros de fundos e campanhas configurados ao contrário, o que causou dificuldades ao juntar compromissos plurianuais e produzir lembretes de compromissos consistentes. Isto pode ser mormente preocupante numa campanha de capital, quando um afluxo de novos compromissos rapidamente se torna esmagador. Também está diretamente relacionado aos relatórios de fluxo de caixa do fundo dos quais seu escritório financeiro depende.
  • DICA PRO: Combine seus fundos ativos e atribua-lhes uma categoria e tipo, em conformidade com os padrões de relatórios CASE o mais próximo verosímil. Os novos fundos criados durante a campanha exigirão o mesmo tratamento. Se sua escola participar da pesquisa anual NAIS-DASL, você terá muito mais facilidade com a ingressão de dados.

Lanço 2 da campanha: estudo de viabilidade

Seu objetivo de banco de dados: abordar a integridade dos dados, pesquisas de clientes potenciais e relatórios

Enquanto a equipe mais ampla está ocupada com o estudo de viabilidade, você está revisando os resultados da auditoria do seu banco de dados e deve ter uma noção melhor do que está em seu banco de dados ou está faltando nele. Em parceria com colegas avançados, procure ferramentas e serviços que melhorem a qualidade dos seus dados.

• Adicione serviços de triagem de patrimônio. Identifique o potencial de doação dos principais doadores e ajude a erigir a pirâmide de doações, um passo crucial nas duas primeiras fases de uma campanha. De consonância com o Parecer para o Progressão e Espeque à Instrução (CASE), 76,8% dos dólares recebidos em 2022 vieram de menos de 2,2% dos doadores. Presentes de clientes em potencial no topo de sua pirâmide de doações são necessários para atingir o objetivo de sua campanha. Muitas ferramentas estão disponíveis no mercado, e pesquisadores profissionais recomendam encontrar a melhor solução de triagem de patrimônio para suas necessidades.
• Adicione ferramentas de integridade de dados. Alguns são obrigatórios, uma vez que a mudança trimestral de endereço vernáculo ou atualizações NCOA (somente nos EUA), acelerador de endereço, instrumento de revisão de dados online e ferramentas de higiene de dados DeceasedRecordFinder™ da Blackbaud.
• Confira os serviços de alerta de notícias. AlmaConnect ou Insightful podem ajudar seu departamento a permanecer por dentro dos clientes em potencial, encontrando menções sobre eles nas notícias ou até mesmo encontrando atualizações de empregos no LinkedIn.
• Adicione relatórios de dados e ferramentas de visualização. Um relatório mensal não deve levar um dia inteiro para ser produzido. Procure ferramentas para gerar painéis dinâmicos sem código que atualizem seus totais instantaneamente. O Microsoft PowerBI é extremamente conseguível com uma licença educacional, embora tenha uma curva de estágio.
• Contrate um pesquisador em potencial. Contratar ou consultar um potencial pesquisador pode parecer um luxo para lojas menores, mas eles desempenham um papel vital em toda a campanha de capital. Um pesquisador experiente pode ser um ótimo parceiro para o gerente de banco de dados e transformador para todo o departamento de progresso. Pesquisadores profissionais em potencial podem ajudar nos principais processos:
  • Organizando e mantendo dados
  • Revisão e confirmação de resultados de serviços de triagem de dados
  • Adicionando notas e contexto aos perfis dos doadores

Lanço 3 da campanha: planejamento da campanha

Seu objetivo de banco de dados: revisar e revisar processos

A campanha está agora na período de aprovação pelo parecer, formando o comitê diretor e identificando oportunidades de nomeação. Você está focado em políticas e procedimentos.

• Atualize os presentes planejados. As doações planejadas têm o potencial de simbolizar uma grande segmento do quantia arrecadado para a campanha – 30% ou mais em uma campanha abrangente. Registrar corretamente esses presentes importantes agora ajudará sua campanha a atingir seu objetivo e garantirá que esse tipo de presente privativo receba o devido reconhecimento e governo enquanto seu doador ainda estiver vivo. Confirme se as intenções de presentes planejadas e assinadas foram digitalizadas e estão disponíveis em seu banco de dados e se os presentes foram registrados corretamente para serem contabilizados nos totais de arrecadação de fundos.
• Revise os acordos de promessa, doação planejada e financiamento. Você vai querer que eles estejam prontos para os oficiais de presentes na próxima período. Considere acordos eletrônicos para permitir assinaturas eletrônicas. Caso contrário, planeje um processo para receber, digitalizar e armazenar todos os contratos assinados. Use uma unidade compartilhada segura para armazenar com segurança esses arquivos e qualquer backup aplicável, para que possam ser acessados ​​por seus escritórios financeiros e de promoção em caso de dúvidas ou auditorias.
• Limpe portfólios. Em parceria com o pesquisador do cliente potencial, reúna-se com os responsáveis ​​por presentes para identificar, descartar ou atribuir clientes potenciais. Isso inclui reuniões com membros do parecer e qualquer outra pessoa que faça perguntas diretas.
• Melhore o rastreamento de propostas. Quando os portfólios forem atribuídos, crie ou revise o processo de proposta de campanha. Os administradores ou o comitê diretor da sua escola esperarão atualizações periódicas sobre o status das principais propostas de doadores pendentes, e você poderá responder às perguntas “Já chegamos?” questões.
• Revise, codifique e agrupe seus VIPs. Você já sabe com quais grupos constituintes, uma vez que membros do parecer e sociedades de doações, sua escola se comunica regularmente. Crie ou revise essas listas ou consultas para cada ano fiscal. Você precisará deles com frequência para eventos de campanha, atualizações e futuros relatórios de governo.
• Revise sua política de corroboração de presentes. Embora o trabalho de geração desta política deva ser deixado para os administradores/parecer da campanha, você a usará uma vez que um guia para definir uma vez que as doações da campanha serão contadas e relatadas.
  • DICA PRO: Sejamos honestos, é muito mais fácil indicar para a sua política de corroboração de presentes quando um verosímil doador deseja “presentear” a sua escola com um tanto que causaria mais problemas do que vale a pena!