As organizações sem fins lucrativos dependem de doadores leais para receber esteio sustentável ao seu trabalho. Isso significa que sua organização deve proporcionar uma experiência positiva aos doadores, não unicamente em um evento ou campanha, mas ao longo de seu envolvimento com sua organização sem fins lucrativos.

Embora as métricas de notícia e o feedback dos doadores sejam bons locais para iniciar a governar os doadores, a sua organização sem fins lucrativos pode ignorar um recurso valioso para melhorar a gestão dos doadores: seus dados contábeis. Esta informação é uma utensílio poderosa para legar o impacto dos doadores e estabelecer um projecto para promover o seu envolvimento ao longo do tempo.

Vamos explorar cinco maneiras pelas quais sua organização sem fins lucrativos pode aproveitar seus dados contábeis para melhorar a gestão dos doadores.

1. Relatórios personalizados e atualizações de impacto

Embora relatórios financeiros precisos sejam cruciais para evitar a perda do seu regimento 501(c)(3), também são uma forma útil de mostrar aos doadores o impacto das suas contribuições. Incorpore atualizações baseadas em dados em sua regularidade de notícia para lembrar aos doadores seu importante papel na promoção de sua missão.

Use os seguintes dados contábeis para enviar relatórios relevantes e personalizados aos doadores:

• Contribuições em espécie: Destaque a valimento da doação não monetária de um doador, adaptando uma atualização de impacto para abordar sua doação específica em espécie. Por exemplo, os doadores que contribuíram com sacos de comida para cães para um abrigo de animais podem querer saber quantos animais foram alimentados com a sua doação.

• Doações restritas: Quando os doadores impõem restrições às suas doações, muitas vezes ficam entusiasmados com o projeto ou programa que financiaram. Forneça atualizações específicas do programa detalhando uma vez que você usou seus fundos de maneira alinhada com suas restrições. Isto deve incluir análises de impacto chave, tais uma vez que resultados mensuráveis ​​e alocação de fundos, para provar a eficiência de um programa.

• Receita do evento de arrecadação de fundos: Compartilhe recapitulações do evento com os participantes e colaboradores, incluindo a receita totalidade gerada em verificação com a meta de arrecadação de fundos do evento. Divida esses dados em fontes específicas de receita, uma vez que o valor arrecadado com a venda de ingressos, para estabelecer uma conexão direta entre o sucesso da sua arrecadação de fundos e o envolvimento dos doadores.

Depois de partilhar os números concretos, incentive os doadores a aumentar o seu envolvimento, explicando o que mais poderia ser verosímil com o seu esteio contínuo.

2. Personalize o reconhecimento e o reconhecimento

A opinião dos doadores é a pedra angular da gestão. Quando os apoiadores se sentem valorizados pela sua organização, é mais provável que permaneçam conectados por meio de maiores doações ou outras oportunidades de envolvimento.

Use dados de doações individuais para personalizar os agradecimentos dos doadores. O guia do eCardWidget para agradecer aos doadores recomenda as seguintes práticas recomendadas para um reconhecimento valioso, que pode ser esmerado com dados contábeis:

• Seja rápido. Registros contábeis precisos ajudarão você a controlar quando e com que frequência os doadores doam. Use essas informações para enviar mensagens oportunas de congratulação que observem a frequência de doações para uma gratidão ainda mais personalizada.

• Núcleo deles impacto. Guarde a discussão sobre o trabalho da sua organização sem fins lucrativos para atualizações do projeto – as mensagens de congratulação devem manter as contribuições dos doadores no foco. Consulte seus dados contábeis para saber mais sobre seu envolvimento ao longo do tempo e especificar seu impacto em seus esforços de reconhecimento.

• Combine o valor da doação. Analise seus registros para identificar os históricos de doações dos doadores e mostre seu congratulação de contrato. Por exemplo, os doadores que aumentaram os valores das suas doações em 5% a cada ano deverão receber sinais de congratulação cada vez mais significativos da sua organização sem fins lucrativos.

Infunda seus esforços existentes de valorização dos doadores com dados contábeis para mostrar aos apoiadores que você está prestando atenção às suas contribuições exclusivas. Você também pode complementar esses dados com detalhes do seu sistema de gerenciamento de relacionamento com constituintes (CRM) ou banco de dados de doadores para personalizar ainda mais as mensagens. Por exemplo, você pode notar que um doador contribuiu com US$ 50 em seu natalício de 50 anos e enviar um cartão de natalício agradecendo por sua munificência.

3. Fornecer relatórios financeiros mais transparentes

Além de satisfazer sua obrigação de relatar atividades financeiras ao IRS, a transparência é uma forma eficiente de provar aos doadores a confiabilidade de sua organização sem fins lucrativos. Isso aumenta a crédito dos doadores em sua organização, aumentando a verosimilhança de eles permanecerem envolvidos com sua organização sem fins lucrativos e continuarem doando.

Existem várias maneiras de provar confiabilidade, uma vez que disponibilizar publicamente seu Formulário 990 ou fabricar um relatório anual detalhado. Terceirizar suas necessidades de contabilidade para um profissional extrínseco é uma estratégia fundamental para fortalecer a crédito dos doadores e simplificando suas responsabilidades de contabilidade.

De contrato com o guia de contabilidade do Foundation Group, um contador profissional pode ajudar com:

• Registrando transações
• Reconciliar contas bancárias
• Fornecimento de demonstrações financeiras
• Ajudando na preparação para 1099
• Dando conselhos e conselhos conforme necessário

Com esses serviços, os contadores profissionais ajudam as organizações sem fins lucrativos a obter conformidade financeira e manutenção de registros precisos. Dessa forma, você terá todos os dados (precisos) necessários para relatar de forma transparente sua atividade financeira aos doadores, uma vez que a forma uma vez que suas doações foram usadas ou por que sua meta de arrecadação de fundos está definida em um determinado valor.

Ou por outra, alguns contadores dedicam uma seção de seu site para discutir seus clientes e o sucesso financeiro que conseguiram perceber. O estudo de caso de um contador pode espalhar a notícia de que um profissional confiável cuida dos livros da sua organização sem fins lucrativos, para que os constituintes em potencial saibam que há responsabilidade.

4. Escolha pontos de contato de gestão claros

As informações dos doadores armazenadas no seu sistema de contabilidade são uma vez que uma janela para as motivações e preferências dos apoiadores. Usando esses dados, sua organização sem fins lucrativos pode estabelecer pontos de contato acionáveis ​​para gestão que ajudam a padronizar o processo de aprofundamento do envolvimento dos doadores.

Crie um projecto de gestão de doadores que se alinhe ao seu processo de contabilidade para padronizar o envolvimento em toda a sua base de apoiadores. Nascente projecto pode incluir as seguintes etapas:

1. Doadores de segmento com base nos seus níveis e históricos de doações para prescrever quais atividades de gestão envolveriam melhor cada grupo de apoiadores.
2. Desenvolva um projecto de notícia com base em seus segmentos de doadores, incluindo o teor e a frequência que suas mensagens devem seguir para movimentar os doadores para níveis mais altos de doação na pirâmide de doações.
3. Colete feedback dos doadores contextualizar seus dados contábeis para que você possa entender melhor por que os doadores doam e o que os influenciaria a continuar doando.

Com essas informações, sua organização sem fins lucrativos pode se conectar de forma proativa e consistente com os doadores para aumentar seu envolvimento. Isso permite que você envie apelos e atualizações direcionados que tenham repercussão individual nos doadores e inspirem seu esteio recorrente.

5. Identifique oportunidades de envolvimento

O objetivo final da gestão é aprofundar o envolvimento do doador com a sua organização e reter (ou atualizar) o seu esteio ao longo do tempo. Depreender levante objectivo exige oferecer um apelo à gesto razoável que diga aos doadores precisamente qual deverá ser o seu próximo passo.

Use seus dados contábeis para estudar os padrões de doações dos doadores, incluindo a frequência, o momento e os valores das doações. Complemente esses dados com informações de engajamento anteriores do seu CRM para identificar doadores altamente engajados que provavelmente têm afinidade com a justificação da sua organização e estariam dispostos a dar esteio de outras maneiras.

Em seguida, crie uma estratégia para comercializar outras oportunidades, uma vez que funções de voluntariado ou campanhas de resguardo de direitos, para esses doadores. Incorpore informações educacionais, uma vez que a definição de uma organização 501(c)(3) ou o funcionamento interno das operações da sua organização sem fins lucrativos, para ajudar os doadores a se sentirem realmente segmento de sua equipe.

Equipada com informações valiosas de dados financeiros, sua organização sem fins lucrativos pode permitir que os dados orientem a tomada de decisões para fabricar planos viáveis ​​para perceber seus objetivos. À medida que você trabalha para melhorar sua abordagem à gestão dos doadores, seus dados contábeis também poderão orientar muitas outras iniciativas se você registrar de forma completa e precisa sua atividade financeira.

Sobre o responsável

Greg McRay

Greg é o fundador e CEO do Foundation Group, um dos principais fornecedores de serviços fiscais e de conformidade para organizações sem fins lucrativos do país. Greg e sua equipe trabalharam com dezenas de milhares de organizações sem fins lucrativos por mais de 25 anos, auxiliando-as na formação de novas instituições de filantropia, além de serviços fiscais, de contabilidade e de conformidade. Ele é credenciado uma vez que Agente Inscrito, a mais subida designação de profissional tributário reconhecida pela Receita Federalista. Fundamentado em Nashville, Tennessee, Greg e empresa trabalham com instituições de filantropia e organizações sem fins lucrativos em todo o país e no mundo.