Inventar instruções à medida que você avança pode funcionar quando você está tentando recriar a torta de maçã feita do zero da sua avó. Mas nunca é um bom projecto quando você gerencia contas a remunerar de sua organização sem fins lucrativos. Processos consistentes de contas a remunerar mantêm os dados precisos, as aprovações avançam rapidamente e o fechamento do mês é tranquilo.

As políticas de contas a remunerar da sua organização sem fins lucrativos criam diretrizes fáceis de seguir para ajudar a fornecer essa consistência. Essas políticas de AP não unicamente garantem o bom funcionamento da sua organização, mas também fornecem uma estrutura que pode ser dimensionada à medida que sua tecnologia evolui.

Veja por que você precisa de políticas de contas a remunerar para organizações sem fins lucrativos e uma vez que você pode projetá-las para se adaptarem à sua organização.

Por que sua organização sem fins lucrativos precisa de políticas fortes de contas a remunerar

O sucesso de uma organização sem fins lucrativos depende da sua capacidade de gerir as finanças de forma transparente e eficiente. Políticas de AP eficazes apoiam a conformidade financeira, a escalabilidade e a eficiência operacional. Cá estão alguns motivos pelos quais políticas fortes de AP são essenciais para todas as organizações sem fins lucrativos:

Pagamentos pontuais e fluxo de caixa saudável

O gerenciamento eficiente de suas contas a remunerar ajuda sua organização a fazer pagamentos dentro do prazo, promovendo bons relacionamentos com fornecedores e prestadores de serviços. Diretrizes claras sobre uma vez que mourejar com aprovações, mesmo quando os principais funcionários estão fora do escritório, mantêm o processo em curso sem atrasos desnecessários. Pagamentos pontuais – sem multas por detença – ajudam a manter um fluxo de caixa saudável, o que é crucial para a sustentabilidade de qualquer organização sem fins lucrativos.

Mitigação de fraude

As políticas de AP estabelecem padrões e procedimentos claros, desempenhando um papel vital na dissuasão da fraude. Isto inclui medidas uma vez que a exigência de dupla assinatura nos cheques e a garantia da separação de funções. Ao ditar esses padrões, todos estão cientes das expectativas para que sua organização possa reconhecer e resolver discrepâncias rapidamente e evitar que atores mal-intencionados explorem o sistema.

Integração simplificada e compartilhamento de conhecimento

Com políticas de AP fortes, todos na organização sabem onde encontrar informações sobre seus processos, o que é necessário e por quê. Isso facilita a integração de novos funcionários e evita que o conhecimento fique só de indivíduos específicos.

O que suas políticas de AP devem incluir

Boas políticas de AP devem varar a confusão e fornecer consistência na forma uma vez que você gerencia despesas e paga seus fornecedores. Cá estão alguns dos elementos-chave que devem ser incluídos em seu documento de política de AP:

Recebendo e Aprovando Faturas

Descreva uma vez que as faturas podem ser recebidas e quem deve aprová-las, incluindo aprovadores alternativos quando a equipe estiver fora do escritório. Isso garante que não haja gargalos no processo e que as faturas sejam processadas prontamente.

Adicionando fornecedores ao seu registro rabino de fornecedores

Especifique quem pode somar um fornecedor e quais informações são necessárias para cada fornecedor. Inclua diretrizes sobre a frequência com que o Registo Rabi do Fornecedor (MVF) é revisado e atualizado e quando solicitar formulários 1099 atualizados. Atualizações regulares do MVF ajudam a manter registros precisos e a prometer a conformidade com as regulamentações fiscais.

Adicionando faturas ao software de contabilidade

Pormenor a documentação necessária para cada fatura e o processo de verificação de duplicatas. Isso inclui apender cópias para uma trilha de auditoria fácil. Padrões de documentação claros ajudam a manter a precisão e facilitam as auditorias.

Pagamento de faturas

Estabeleça um cronograma para quando as faturas serão pagas e quando o livro facilitar de AP será lançado no razão universal (GL). Você executa seus pagamentos todas as quintas-feiras ou em dias específicos do mês? Cronogramas de pagamento consistentes ajudam a gerenciar o fluxo de caixa e fornecem um cronograma evidente para relatórios financeiros.

Reconciliando AP com Transações Bancárias

A conciliação do AP com as transações bancárias é crucial para o fechamento tranquilo dos livros mensais. Oriente processo garante que todas as transações sejam registradas com precisão e você possa resolver prontamente quaisquer discrepâncias e identificar qualquer verosímil fraude.

Tratamento de cheques não descontados

Diferentes estados têm regras diferentes para remessa ao estado de pagamentos não reclamados. Suas políticas de AP devem incluir diretrizes sobre uma vez que mourejar com cheques não descontados em conformidade com as regulamentações estaduais.

Separação de Funções

Estabeleça uma separação clara de tarefas nos processos de contas a remunerar para evitar fraudes e erros. Por exemplo, o pessoal que introduz as faturas não deve ser o mesmo que aprova os pagamentos. Esta medida de controle interno ajuda a salvaguardar os ativos da organização.

Mourejar com discrepâncias e disputas com fornecedores

Descreva diretrizes para mourejar com discrepâncias e disputas com fornecedores. Procedimentos claros ajudam a resolver problemas rapidamente e a manter bons relacionamentos com os fornecedores. Saber o que fazer em situações específicas — e quando elas precisam ser escaladas — dá autonomia à sua equipe.

Uma vez que suas políticas de AP devem evoluir com pagamentos automatizados

As organizações sem fins lucrativos podem se beneficiar da automatização de muitas das tarefas manuais associadas aos processos de AP. Os pagamentos automatizados podem aumentar a eficiência, reduzir erros e proporcionar melhor controle sobre as operações financeiras. Veja uma vez que suas políticas de AP devem evoluir com pagamentos automatizados:

Compreendendo o sistema de pagamentos automatizados

Documente uma vez que a automação deve funcionar. Certifique-se de que sua equipe entenda o processo e possa verificar a automação para ter certeza de que está funcionando conforme o esperado. Revisões e testes regulares ajudam a identificar quaisquer problemas previamente e garantem que o sistema funcione sem problemas.

Reconhecendo valores discrepantes comuns

Inclua valores discrepantes comuns em seu documento de processo de AP para que sua equipe possa reconhecê-los e resolvê-los rapidamente. Às vezes, os sistemas automatizados podem produzir anomalias e sua equipe deve estar equipada para identificar e resolver esses problemas antes que se tornem problemas graves.

Esclarecendo a reconciliação com pagamentos automatizados

Forneça diretrizes claras sobre uma vez que é a reconciliação com pagamentos automatizados. Isto inclui compreender uma vez que as transações automatizadas são registradas e compensadas, garantindo que sejam refletidas com precisão nas demonstrações financeiras.

Forneça treinamento contínuo para sua equipe

A formação contínua é necessário para prometer que todos os funcionários compreendem e seguem as políticas e procedimentos de AP. Cá estão algumas maneiras de fornecer um treinamento eficiente:

• Conduza sessões regulares de treinamento para manter a equipe atualizada sobre quaisquer alterações nas políticas e procedimentos de AP.
• Crie recursos e documentação acessíveis para referência rápida. Crie um link para eles em seu sistema de contabilidade de fundos para que todos tenham aproximação.
• Estabeleça um sistema de suporte para responder perguntas e resolver problemas prontamente.

Ao investir em treinamento contínuo, você pode prometer que sua equipe esteja muito equipada para mourejar com processos de AP com eficiência e precisão.

Revise as políticas de AP da sua organização sem fins lucrativos à medida que você expande

Políticas fortes de contas a remunerar são essenciais para o bom funcionamento de qualquer organização sem fins lucrativos. Eles fornecem uma estrutura para gerenciar despesas, prometer pagamentos pontuais e manter bons relacionamentos com fornecedores. À medida que a sua organização sem fins lucrativos cresce e a tecnologia evolui, é importante atualizar regularmente as suas políticas de AP para prometer que permanecem eficazes e escaláveis. Planeje revisar suas políticas de AP anualmente e sempre que houver uma mudança significativa em seus processos, uma vez que quando você mudar seu sistema de contabilidade de fundos.

Pronto para ver uma vez que os pagamentos automatizados podem ajudá-lo a aumentar a eficiência e mitigar fraudes em seus processos de contas a remunerar? Confira o Guia para entender os pagamentos automatizados. Ao permanecer proativo e se apropriar às novas tecnologias, sua organização sem fins lucrativos pode perceber maior segurança financeira e sucesso.