Seu banco de vitualhas precisa de um software de contabilidade que possa ajudá-lo a gerenciar uma variedade de fontes de financiamento, ao mesmo tempo que o ajuda a tomar decisões estratégicas baseadas em dados com base no inventário e na demanda prevista da comunidade. Cá estão cinco maneiras pelas quais o software desenvolvido para organizações sem fins lucrativos pode ajudar seu banco de vitualhas a forrar tempo e aumentar a transparência – para que você possa voltar a nutrir sua comunidade.

1. Fornecer uma governo clara para fundos restritos.

Desde iniciativas de angariação de fundos a prémios, o seu banco nutrir provavelmente faz malabarismos com uma mistura de dólares restritos e irrestritos. Com um sistema de contabilidade de fundos, você pode facilmente rastrear essa restrição até o doador ou doador que confiou esses fundos à sua organização. Com projetos alocados específicos para essas restrições, você pode facilmente mostrar aos seus doadores e financiadores que seu verba está desempenado com suas intenções específicas.

Melhore a transparência comunicando o status do saldo do seu fundo restrito às partes interessadas da sua organização. Crie uma versão do seu balanço patrimonial que inclua uma poste para fundos restritos para que sua liderança possa ver rapidamente quais ativos estão vinculados a um programa ou caso de uso específico. Ter esse estabilidade atualizado pode ajudar sua organização a tomar melhores decisões baseadas em dados.

2. Reduza o risco com uma única manancial de verdade para todos os seus financiamentos.

Seguir uma licença de subvenção fora do seu software de contabilidade não é ideal, mas é administrável. Mas se você for porquê a maioria dos bancos de vitualhas, não se trata unicamente de uma doação. São vários. Ou dezenas. Cada planilha extra não é unicamente mais uma dor de cabeça, mas também uma oportunidade para dados desatualizados ou imprecisos entrarem no seu sistema.

Use o sistema de contabilidade do seu fundo para rastrear os detalhes de cada subvenção, incluindo status, valor facultado e tipo de subvenção. Faça upload das diretrizes de subsídios e planilhas de orçamento para que estejam ao seu alcance sempre que você tiver alguma incerteza. Ter um lugar para todas as informações específicas de sua licença elimina silos e evita a introdução de riscos ao extrair dados de vários sistemas para planilhas.

3. Orçamento e previsão para todos os programas.

Os bancos alimentares têm de ser ágeis. Você pode receber um aviso prévio sobre o fechamento de um grande empregador lugar, mas eventos climáticos e pandemias raramente avisam com mais do que alguns dias de antecedência. Mas executar — e repetir — cenários e previsões orçamentais ao longo do ano pode evitar que se sinta surpreendido durante uma crise na sua comunidade.

Com um sistema de contabilidade de fundos, você pode orçamentar no nível do programa para ver todas as fontes de financiamento que apoiam cada programa, incluindo subsídios que abrangem anos fiscais. Você também pode gerar uma previsão contínua para todas as despesas, subsídios e programas. Isso permite que você verifique seu ritmo para ver se está gastando demais ou de menos com subsídios específicos.

Previsões e orçamentos precisos também são essenciais para seus requisitos de estoque. Com o orçamento multicenário, você pode ver porquê seria se houvesse um aumento de 20% ou 50% na demanda e, portanto, planejar esses cenários. Você pode estabelecer referências para quando apelos adicionais de arrecadação de fundos precisam ser lançados e ajustar suas metas com base em sua confrontação com esses cenários.

4. Formate seu Organizador Gráfico uma vez para requisitos específicos de relatórios.

Os relatórios flexíveis permitem que você atenda aos seus requisitos de conformidade e transparência sem precisar recriar relatórios sempre que precisar deles.

Por exemplo, se você precisar arquivar Relatórios de Cronograma de Despesas de Prêmios Federais (SEFA), poderá gerar um relatório que mostre essas despesas por doação. Você pode agrupar facilmente todas as contas que se enquadram nos programas de assistência nutrir emergencial e qualificar as colunas para que possa mostrar claramente quais fundos foram provenientes de prêmios diretos e quais foram provenientes de prêmios repassados

Mesmo fora dos requisitos de relatórios de subsídios, você pode usar recursos flexíveis de relatórios para manter sua liderança atualizada sobre as principais iniciativas. Use seu sistema de contabilidade de fundos para gerar relatórios de programas ou subsídios específicos para fornecer transparência suplementar ao seu recomendação e às organizações financiadoras.

Suas partes interessadas internas não são as únicas que apreciarão esses relatórios. Com chegada somente visualização, seus auditores também podem se aprofundar nas especificidades de cada relatório, obtendo as informações necessárias sem ocupar o tempo de sua equipe.

5. Integre sua gestão de estoque para evitar entradas duplicadas.

APIs modernas significam que você não precisa fazer concessões. Em vez de ter um único sistema que atenda muito a um paisagem, mas seja insuficiente para o resto da organização, cada departamento pode selecionar o software que funciona melhor para suas necessidades específicas. Ao integrar seu software de gerenciamento de arrecadação ao seu sistema de contabilidade de fundos, você obtém informações em seu sistema com rapidez e precisão para poder tomar decisões mais informadas.

Essas interfaces transferem involuntariamente pedidos de compra, recibos e faturas diretamente para seu sistema de contabilidade para pagamento e rastreamento. Você também pode enviar avaliações atualizadas e flutuações de estoque para a contabilidade sem precisar inserir os dados em ambos os locais. Isso economiza o tempo da sua equipe e reduz as chances de informações digitadas incorretamente.

Veja a contabilidade de fundos em ação

Se o seu banco de vitualhas estiver pronto para um sistema de contabilidade projetado para suas necessidades, confira nosso webinar, Integrar e Inovar: Por que os bancos de vitualhas precisam de software de contabilidade de fundos. Você verá porquê o Blackbaud Financial Edge NXT pode simplificar seus relatórios e melhorar a transparência, ajudando você a planejar melhor e obter mais financiamento.