“Moca, calendários e notas adesivas: essas são algumas das minhas coisas favoritas!”

por Amy Lazoff, Diretora de Filantropia e Relações Comunitárias, Fort Wayne Children’s Zoo

Há uma coisa que eu senhoril nessa era do ano que nem todo mundo entende – e essa é a alegria pura que eu sinto ao escolher uma agenda para o ano que vem. Sim, mesmo que minha agenda diária seja eletrônica, eu ainda AMO uma boa agenda de papel!

Quando abro a cobertura da minha novidade agenda a cada ano e vejo as páginas em branco, meu cérebro se enche de ideias de tudo o que eu gostaria de realizar. Adoro a teoria de planejar o trabalho e trabalhar o projecto. Uma vez que líder de uma equipe pequena, mas poderosa, de profissionais de captação de recursos, que acabam desempenhando muitas funções ao longo do ano, minha agenda de papel também é usada porquê uma instrumento de liderança.

Todo mundo pode escolher um novo planejador

Uma das tarefas que dou a toda a minha equipe é escolher um planejador que funcione para eles. Alguns gostam somente de mensal, alguns querem mensal/semanal ou quotidiano, e eu só quero que eles usem o que for mais proveitoso para porquê eles trabalham. Portanto escolhemos um dia perto do termo do ano para preenchê-los. Chamamos isso de nosso “Dia de Planejamento de Calendário” e no primeiro ano em que levei minha equipe através do tirocínio foi um pouco avassalador. Agora, eles esperam por isso e vêm preparados com todas as suas anotações! Oriente dia é preenchido com muito moca, nossos calendários e notas adesivas de todas as cores.

Mapeando o ano

Quando terminamos, mapeamos todo o nosso ano. Isso ajuda toda a minha equipe a saber o que está acontecendo com quem e quando. Ajuda a identificar quaisquer conflitos logo no início e a prometer que zero grande esteja faltando. Esta é uma informação inestimável para ter quando às vezes seu trabalho, porquê líder, é passar para o projecto B ou mudar de direção quando eventos inesperados ameaçam atrapalhar seus planos. Também é uma instrumento valiosa para ter porquê colega de trabalho, para saber quando alguém tem um grande prazo se aproximando para que você possa dar uma mãozinha. Também nos impede de tentar fazer muitas coisas grandes ou novas ao mesmo tempo. Enfim, há somente algumas horas em um dia!

Para minha equipe, também é uma maneira de pegar nossos planos anuais de arrecadação de fundos e gestão e apresentá-los de uma maneira dissemelhante, focando nas tarefas que devem ser feitas para atingir nossas metas. Também colocamos em camadas reuniões do recomendação, conferências, férias planejadas, principais prazos de doações, atividades planejadas de engajamento de doadores, mala direta, eventos especiais, etc., muito porquê todas as tarefas maiores associadas a manter essas coisas no caminho claro. Essas tarefas variam de relatórios de doadores a rascunhos de recurso, prazos de sensação, pedidos de roupas de leito e comida, noites de treinamento de voluntários, quando as cartas precisam ser atualizadas e muito mais. Não é toda tarefa que fazemos – longe disso, mas define a estrutura para o nosso ano. Nossos planejadores nos ajudam a falar facilmente sobre nossos próximos projetos, necessidades e recapitular os acertos e erros porquê uma equipe a cada semana, e também me ajuda a me preparar para reuniões individuais com cada um dos membros da minha equipe.

Essa tática pode não funcionar para todas as equipes, mas se você está procurando uma maneira melhor de planejar seu trabalho e executar seu projecto (ou coordenar o caos), experimente. O que você tem a perder?

Amy Lazoff é Diretora de Filantropia e Relações Comunitárias no Fort Wayne Children’s Zoo e Coach de Liderança certificada Quadrant 3. Ela lidera um treinamento da Nonprofit Academy sobre planejamento chamado “Plan the Work; Work the Plan.”