A doação de folha de pagamento é uma utensílio poderosa para organizações de arrecadação de fundos, fornecendo um fluxo de renda seguro e confiável por meio de doações regulares diretamente dos contracheques dos apoiadores. À medida que mais empresas implementam programas de doação de folha de pagamento para concordar causas beneficentes, organizações sem fins lucrativos uma vez que a sua devem entender uma vez que gerenciar e rastrear efetivamente a doação de folha de pagamento pode provocar impacto.

Por quê? Monitorar adequadamente as doações de folha de pagamento garante relatórios financeiros precisos, fortalece os relacionamentos com doadores e maximiza o impacto universal dessa manancial de financiamento.

Nesta postagem do blog, nós o guiaremos passo a passo sobre uma vez que rastrear doações de folha de pagamento para sua desculpa. Isso inclui:

1. Cadastro em plataformas de doação de folha de pagamento de empresas.
2. Prescrever métricas e objetivos específicos de folha de pagamento.
3. Estabelecer um sistema para registrar doações de folha de pagamento
4. .Monitoramento de contribuições regulares.
5. Conciliar doações de folha de pagamento com registros financeiros.
6. Relatórios sobre KPIs e outros padrões de doações.

Da feitio da infraestrutura necessária à reconciliação de seus registros financeiros e além, cobriremos tudo o que você precisa saber para permanecer por dentro do seu programa de doação de folha de pagamento e aumentar seu sucesso a longo prazo. Vamos submergir!

1. Cadastre-se nas plataformas de doação de folha de pagamento das empresas.

O primeiro passo para rastrear efetivamente as doações de folha de pagamento é que sua organização sem fins lucrativos se registre nas empresas ou plataformas que oferecem programas de doações de folha de pagamento. Muitas corporações fazem parcerias com plataformas específicas de terceiros, uma vez que software de CSR, para gerenciar suas iniciativas de doações de folha de pagamento. Ao se registrar nessas plataformas, sua organização se torna elegível para receber doações diretamente dos contracheques dos funcionários, facilitando a conquista de fundos e o rastreamento de tendências de doações.

O processo de registro em si normalmente envolve fornecer informações organizacionais importantes, incluindo o EIN (Employer Identification Number) da sua organização sem fins lucrativos, enunciação de missão e documentação financeira. Você também pode ser solicitado a concluir um processo de verificação para confirmar o status da sua organização sem fins lucrativos uma vez que uma organização registrada 501(c)(3).

Portanto, uma vez aprovada, sua organização pode ser listada na plataforma de doação de folha de pagamento da empresa, permitindo que os funcionários selecionem sua organização sem fins lucrativos uma vez que beneficiária de suas contribuições de folha de pagamento. Exclusivamente tenha em mente que quanto melhor você mantiver seu perfil, mais alcançável sua organização será para potenciais doadores dentro das empresas participantes.

Dica importante: Embora haja uma tonelada de software de CSR por aí, recomendamos priorizar soluções designadas pela CLMA primeiro. Essas plataformas demonstram um compromisso contínuo com a simplificação do processo de doação de funcionários e até oferecem uma experiência de doação equivalente perfeita para doadores que se qualificam para doação equivalente!

2. Determine métricas e objetivos específicos de folha de pagamento.

Antes de rastrear as doações da folha de pagamento, sua organização sem fins lucrativos deve primeiro estabelecer métricas e objetivos claros que você deseja tomar. Ao ordenar uma vez que é o sucesso, você pode coletar e explorar os dados certos para otimizar sua abordagem. Essas métricas ajudarão a orientar sua estudo, identificar tendências e permitirão que você faça as melhorias necessárias para maximizar sua receita de doações da folha de pagamento.

Para encetar, recomendamos identificar indicadores-chave de desempenho (KPIs) que se alinhem com as metas da sua organização. Algumas métricas importantes de folha de pagamento que você pode considerar incluem:

• Número de doadores de folha de pagamento:Quantos funcionários estão participando da doação de folha de pagamento?
• Tamanho médio da doação:Quanto os doadores estão contribuindo por meio de descontos na folha de pagamento?
• Valor totalidade arrecadado:Qual é o impacto financeiro universal do seu programa de doação de folha de pagamento?
• Taxas de retenção de doadores:Quantos doadores de folha de pagamento continuam suas contribuições ao longo do tempo?
• Taxa de propagação do doador:Você está atraindo novos doadores por meio de programas de doação em folha de pagamento?
• Taxas de equiparação do empregador:Com que frequência as doações são equiparadas pelas empresas participantes?

Além das métricas financeiras, considere monitorar os esforços de engajamento e conscientização. Por exemplo, você pode querer monitorar em quantas empresas sua organização se registrou, com que frequência sua organização sem fins lucrativos está sendo promovida em plataformas de folha de pagamento e até que ponto os funcionários estão cientes de sua participação.

Definir esses objetivos não só ajudará você a monitorar o progresso, mas também auxiliará na geração de uma estratégia para otimizar a doação da folha de pagamento. Métricas claras permitem que você compare seus resultados ao longo do tempo, analise o que está funcionando e ajuste sua abordagem de concórdia. Por término, ter metas muito estabelecidas ajudará sua organização sem fins lucrativos a tomar decisões baseadas em dados e a atingir um propagação sustentado em seus esforços de doação da folha de pagamento.

3. Estabelecer um sistema para registrar doações de folha de pagamento.

Depois que sua organização estiver listada em plataformas de doação de folha de pagamento e você tiver determinado os KPIs que deseja rastrear, o próximo passo é estabelecer um sistema confiável para registrar doações de folha de pagamento. Lembre-se: o rastreamento eficiente requer documentação organizada e precisa de cada doação, tornando crucial desenvolver um método robusto para tomar dados de doações de folha de pagamento.

Comece integrando o sistema CRM (ou Constituent Relationship Management) da sua organização sem fins lucrativos com plataformas de folha de pagamento ou ferramentas de gerenciamento de doações. Muitos sistemas CRM oferecem até mesmo recursos especializados para registrar doações recorrentes, uma vez que contribuições para a folha de pagamento. Certifique-se de que seu CRM esteja configurado para rastrear maquinalmente os detalhes da doação, incluindo o nome do doador, valor da doação, frequência e empregador.

Ou por outra, seu sistema deve ser capaz de categorizar doações de folha de pagamento separadamente de outros tipos de contribuições, uma vez que doações individuais únicas ou subsídios. Isso permite que sua equipe monitore e relate especificamente doações de folha de pagamento, garantindo melhor precisão em seus relatórios financeiros gerais.

Crie procedimentos padronizados para inserir dados de doações de folha de pagamento, mormente se o processo exigir ingresso manual. Isso deve incluir diretrizes para inserir informações de doadores, valores de doações e datas de transações, muito uma vez que uma vez que mourejar com quaisquer erros ou discrepâncias nos relatórios.

Manter registros organizados e atualizados ajudará você a evitar armadilhas comuns, uma vez que resenha dupla de doações, perda de controle de doadores ou lacuna em reconciliar seus relatórios financeiros adequadamente. Um sistema muito estruturado garante que sua organização possa rastrear, explorar e otimizar a doação de folha de pagamento de forma eficiente, resultando em melhor tomada de decisão e relatórios simplificados.

4. Monitore as contribuições regulares.

Depois de ter um sistema eficiente para registrar doações de folha de pagamento, o próximo passo é monitorar essas contribuições regularmente. Uma vez que as doações da folha de pagamento costumam ser recorrentes, monitorá-las e revisá-las continuamente é forçoso para gerenciar o fluxo de caixa e as tendências de doações da sua organização sem fins lucrativos.

É importante definir um cronograma para verificar a atividade de doações, seja semanal, quinzenal ou mensal. O monitoramento regular permite que sua organização sem fins lucrativos identifique rapidamente flutuações nos padrões de doações, uma vez que aumentos durante os principais períodos de arrecadação de fundos ou reduções durante as temporadas de folga. Também ajuda a prometer que as doações sejam recebidas consistentemente das plataformas de folha de pagamento e que não haja atrasos no desembolso.

Durante essas revisões, verifique se os valores corretos de doação estão sendo registrados e garanta que nenhum pagamento tenha sido perdido. O monitoramento também deve incluir permanecer de olho nas contribuições de doações correspondentes se as empresas as oferecem junto com doações de folha de pagamento. Essas doações correspondentes podem aumentar significativamente os fundos gerais recebidos, tornando crucial rastrear e escoltar quaisquer doações pendentes.

Ou por outra, considere configurar alertas ou relatórios automatizados para notificar sua equipe sobre mudanças importantes em doações de folha de pagamento, uma vez que quando um novo doador começa a contribuir ou um doador existente altera seu valor de taxa. Ter essas informações prontamente disponíveis permitirá que você responda proativamente, seja agradecendo novos doadores, entrando em contato com aqueles que ajustaram suas contribuições ou acompanhando quaisquer discrepâncias nos valores das doações.

5. Reconcilie as doações da folha de pagamento com os registros financeiros.

Para manter a transparência e a precisão nas finanças da sua organização sem fins lucrativos, é crucial conciliar regularmente as doações de folha de pagamento com seus registros financeiros mais amplos. A conciliação envolve confrontar seus registros internos de doações de folha de pagamento com os dados financeiros fornecidos por plataformas de folha de pagamento ou parceiros corporativos para prometer que tudo corresponda e que não haja discrepâncias a serem consideradas.

Esse processo normalmente começa com a revisão de seus relatórios financeiros, que devem listar todas as doações recebidas durante um período específico. A partir daí, compare esses registros com os relatórios gerados por plataformas de doação de folha de pagamento ou pelas empresas que facilitam as doações. Procure por quaisquer discrepâncias entre os dois conjuntos de dados, uma vez que doações perdidas, valores incorretos ou transações não correspondentes.

Certifique-se de escoltar o tempo de doação também. Doações de folha de pagamento geralmente são desembolsadas em um cronograma dissemelhante de doações únicas, o que significa que você pode precisar contabilizar atrasos no recebimento de fundos ou diferenças entre quando as doações são prometidas e quando elas aparecem na sua conta.

Depois de identificar quaisquer inconsistências, trabalhe com sua equipe financeira e a plataforma de folha de pagamento para abordar e emendar quaisquer problemas. Isso pode envolver entrar em contato com o empregador do doador ou com a plataforma de folha de pagamento para verificar contribuições ausentes ou para reconciliar valores de doações.

No universal, a reconciliação precisa é forçoso para prometer que a saúde financeira da sua organização sem fins lucrativos permaneça intacta. Sem mencionar que os doadores podem incumbir que suas contribuições estão sendo registradas corretamente e usadas conforme solicitado.

6. Relate KPIs e outros padrões de doação.

A lanço final no rastreamento da doação da folha de pagamento é relatar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e explorar os padrões de doação. Depois de reunir dados suficientes, use-os para fabricar relatórios que ofereçam insights sobre o desempenho do seu programa de doação da folha de pagamento. Isso não unicamente ajuda sua equipe interna a calcular o progresso, mas também demonstra responsabilidade para com seu parecer, partes interessadas e doadores.

Ao preparar seus relatórios, considere incluir métricas uma vez que:

• Doações totais de folha de pagamento recebidas durante um período específico
• Número de doadores ativos da folha de pagamento
• Tamanho médio da taxa
• Prolongamento na participação de doações em folha de pagamento
• Confrontação de doações de folha de pagamento versus outros canais de doação
• Contribuições de contrapartida do empregador e seu impacto

Esses relatórios podem sobresair tendências no comportamento do doador e revelar padrões nas doações dos funcionários, uma vez que aumento de doações durante meses específicos ou posteriormente campanhas de marketing direcionadas. Ou por outra, dividir as contribuições por empregador pode ajudar a identificar quais empresas estão gerando mais doações na folha de pagamento e onde mais esforços podem ser necessários para envolver novos parceiros.

Além dos relatórios financeiros, é valioso explorar as taxas de retenção e engajamento de doadores. Os funcionários estão continuando suas contribuições de folha de pagamento ano posteriormente ano ou elas tendem a desabar depois de alguns meses? Entender isso ajudará você a personalizar seus esforços de alcance e governo.

Relatórios regulares permitem que sua organização sem fins lucrativos ajuste sua abordagem de doação de folha de pagamento, identifique oportunidades de propagação e garanta o sucesso de longo prazo do seu programa.

Considerações finais e recursos adicionais

Rastrear doações de doações de folha de pagamento é forçoso para prometer que sua organização sem fins lucrativos se beneficie totalmente dessa manancial de financiamento inestimável. Siga as etapas descritas neste guia para equipar sua equipe para gerenciar doações de folha de pagamento de forma eficiente, manter registros precisos e nutrir relacionamentos fortes com seus apoiadores.

À medida que a doação de folha de pagamento continua a crescer em popularidade, as organizações sem fins lucrativos que implementam estratégias de rastreamento eficazes se posicionam melhor para capitalizar essa manancial consistente de receita e, finalmente, gerar maior impacto para suas missões. Felicidade!

Para mais informações sobre folha de pagamento e outras estratégias de doação no lugar de trabalho, confira os seguintes recursos recomendados: