Planejar um evento de doação não precisa ser um tanto exaustivo! Embora haja muito a fazer, planejar seu evento de doação com um cronograma de fases-chave ajudará você a permanecer no caminho patente para que saiba quando focar em certos itens.

Há várias datas e marcos a serem considerados conforme você se prepara para seu evento, desde a construção das fases da sua homepage até a forma do registro e muito mais. Criamos 6 fases para ajudar você a planejar o cronograma do seu evento de doação, além de incluirmos um cronograma de exemplar para você debutar.

Dica profissional: organize seu evento de doação com a Mightycause e seu gerente de projeto devotado o guiará por cada uma das etapas inferior em sequência para preparar sua campanha para o sucesso!

Check-in Preparatório

O check-in preparatório tem porquê objetivo preparar você para o evento deste ano por meio de planejamento prévio, reunião com sua equipe e definição de metas para seu evento.

Se você é novo em eventos de doação, você vai querer rever alguns materiais para ajudar a se orientar. Confira levante e-book útil porquê ponto de partida. Tire um tempo para refletir sobre metas e expectativas para levante primeiro ano. Por que você está organizando um evento de doação? O que você espera realizar? Você tem uma meta de arrecadação de dólares, meta de doador único, meta de participação ou metas de parceria comunitária?

Se você já organizou um evento de doação, é hora de revisar suas anotações do ano pretérito e definir suas metas para levante ano. O que funcionou? O que não funcionou que você pode querer mudar levante ano? Revise suas anotações e anote seus pensamentos antes de debutar. Consignar o que funcionou e o que não funcionou antes de debutar ajudará você a se manter no caminho patente e mostrará para onde direcionar sua vontade neste ano.

Esta período preparatório pode levar alguns dias ou mais, dependendo da graduação do seu evento, do tamanho da sua organização anfitriã e de quantas pessoas estão envolvidas na sua equipe. Reserve um tempo para se reunir porquê um grupo antes de debutar a período 1.

Período 1 – Feitio inicial

A Período 1 é voltada para a forma inicial do seu site de evento e preparação de quaisquer materiais necessários que você incluirá no site. Isso inclui a forma de um cronograma com marcos no quadro da sua plataforma, a construção da sua página inicial do pré-site e a personalização de subpáginas, a geração de qualquer documentação ou materiais que você planeja fornecer em kits de ferramentas sem fins lucrativos, etc. Se você for oferecer treinamentos, certifique-se de agendá-los para que as organizações possam se registrar, dessa forma há itens acionáveis ​​para os participantes realizarem em seguida o lançamento do seu pré-site.

Seu pré-site é voltado para fornecer informações sobre o próximo evento. Ele normalmente inclui cronogramas, perguntas frequentes, uma seção sobre, um kit de ferramentas sem fins lucrativos, kit de ferramentas de arrecadação de fundos, quaisquer kits de ferramentas de mídia e informações de parceria ou patrocínio. Você vai querer reservar um tempo para erigir (ou atualizar) as informações em cada uma dessas subpáginas no seu quadro de edição de Páginas. Revise todas as informações para prometer que tudo esteja atualizado.

Dica profissional! Com o editor Mightycause Pages, você pode duplicar suas páginas atuais do site e fazer edições nas duplicatas para não precisar se preocupar com edição ao vivo. Você pode portanto agendar sua página duplicada para que ela seja publicada involuntariamente, substituindo as subpáginas atuais na data e hora específicas que você selecionar.

Planeje reservar no mínimo 2 semanas para a Período 1. Dependendo da graduação do seu evento, pode levar mais ou menos tempo, mas você vai querer reservar espaço para erigir e fazer alguns testes de garantia de qualidade (por exemplo, clicar, certificar-se de que todos os links e botões funcionam, etc.) antes do lançamento.

Período 2 – Construção de Registro

Nem todos os eventos de doação precisam ou usam registro. Você pode deliberar se o registro é patente para você. Dê uma olhada nisso postagem de blog para ajudar a prescrever se o registro é adequado para você. Se você planeja usar o registro, precisará gerar seu formulário de registro e atualizar as configurações de registro durante esta período.

Considere quando você planeja penetrar e fechar seu formulário de matrícula. Você terá uma data de fechamento suave (ou seja, data de fechamento pública) e uma data de fechamento dura (data de galanteio interna para sua equipe) O seu formulário de registro exige uma taxa de registro? A Mightycause oferece aos anfitriões a capacidade de coletar uma taxa de registro diretamente por meio de sua conta Stripe. Aliás, e-mails de registro automáticos podem ser personalizados para poupar a você a tarefa de notificar cada organização individualmente em seguida um registro ser legalizado.

Planeje reservar pelo menos uma semana para gerar seu formulário de registro, atualizar suas configurações de registro e testar seu formulário de registro.

Período 3 – Revisão das configurações

A Período 3 é focada em revisar as configurações e necessidades adicionais para seu evento de doação. Passe um tempo finalizando prêmios, construindo sua programação de eventos ao vivo, conectando-se com patrocinadores em potencial, preparando suas comunicações pré, ao vivo e pós-evento para organizações sem fins lucrativos e doadores e revisando suas configurações de evento. Você também vai querer pensar em sua estratégia de marketing e canais para espalhar a vocábulo.

Um elemento-chave a ser revisado nesta período será seu processo de doação offline. Seu evento permite presentes offline? Eles contam para prêmios? Quem será responsável por revisar e assinar presentes offline ou eles serão aprovados involuntariamente? Você também usará esse tempo para hospedar webinars ou sessões de treinamento para seus participantes. Revise quaisquer necessidades de relatórios futuros. Quais relatórios e dados você precisará em seguida o evento para ajudar a fechar seu dia de doação?

Durante esta período, você também pode obter listas de participantes do ano pretérito e planejar o contato com organizações ainda não registradas para o evento deste ano para ajudar a atingir quaisquer metas de registro que você possa ter definido durante a Período 1.

Continue buscando patrocínios e considere promover páginas de doações em grupo para aprofundar o engajamento com empresas locais. Envie save the dates para doadores e organizações sem fins lucrativos.

A Período 3 costuma ser a período mais longa. A maioria dos eventos de doação leva pelo menos 3 meses (ou mais) para trabalhar os itens da Período 3.

Período 4 – Preparativos finais

A Período 4 se concentra em preparar seus sites de doações antecipadas, ativos e de postagem para o lançamento, juntamente com os preparativos finais antes da buraco das doações. As doações antecipadas começam nesta período com o evento de doações se aproximando rapidamente!

Crie suas homepages de doações antecipadas, ao vivo e de postagens (e quaisquer outras fases que você precisar!) Você usará tabelas de classificação? Se sim, quantas tabelas de classificação você terá e porquê prefere organizá-las? Você quer todas elas na sua homepage ou algumas ficarão em uma subpágina? Reserve um tempo para gerar seus prêmios automáticos (por exemplo, bilhetes dourados por hora ou horas de poder cronometradas, etc.) no backend.

Faça algumas doações de teste na sua plataforma para revisar o linguagem do recibo e o formulário de doação antes de penetrar.

Se o seu evento tiver um período de doação antecipada, certifique-se de fazer uma lista de verificação de doação antecipada – revise todas as suas necessidades finais de marketing, planos de divulgação para organizações e doadores e quaisquer necessidades pendentes de patrocínio. Organize uma reunião de equipe. Certifique-se de que todos saibam suas tarefas atribuídas para doação antecipada e para o evento ao vivo. Você está organizando um pontapé inicial presencial ou um componente ao vivo para o dia da doação? Finalize esses planos!

Uma semana antes do seu evento ao vivo, revise a lista de verificação final do evento de doações para prometer que todas as tarefas das fases anteriores foram concluídas. Reserve um tempo para fazer uma revisão final dos seus sites ativos e de postagem e clicar nos links para testar a garantia de qualidade.

Planeje reservar pelo menos algumas semanas para a Período 4.

Período 5 – Lançamento do Dia da Doação

A Período 5 é toda sobre o evento ao vivo! Você chegou, o dia chegou – e as coisas estão ocupadas!

Alguns eventos duram 24 horas e outros duram uma semana ou mais. Dependendo do seu evento, reserve um tempo para postar nas redes sociais periodicamente e envie e-mails para organizações sem fins lucrativos para aumentar o moral e ajudar a manter o ímpeto do evento. Poste sobre seus totais arrecadados, agradeça aos seus doadores que doaram até agora e anuncie os vencedores dos prêmios para manter os apoiadores animados.

A Período 5 pode persistir um dia ou mais, dependendo da duração do seu evento ao vivo.

Período 6 – Pós-evento

A período 6 foca no fecho pós-evento. Você passou pelo dia de doação e é hora de fechar as coisas! 😎

Adicione vencedores de prêmios pós-evento, se necessário. Trabalhe em qualquer reconciliação final de totais e relatórios pós-evento e parabenize os participantes e doadores por fazerem segmento do evento deste ano. Reserve um tempo para refletir sobre levante ano. Analise suas análises de eventos. Você atingiu suas metas? Faça anotações sobre o que funcionou e o que você gostaria de mudar. Organize um debriefing da equipe para que todos os envolvidos possam compartilhar seus pensamentos.

Aliás, considere porquê seu site deve permanecer durante o ano todo. Se você planeja permitir que os participantes continuem usando a plataforma porquê um espaço de doação durante o ano todo, certifique-se de atualizar seu site para refletir isso.

A Período 6 pode persistir alguns dias ou mais, dependendo da graduação do seu evento.

Exemplo de cronograma de evento de doação

Aquém está um exemplo de cronograma de evento com tarefas principais para ajudar você a se preparar para seu evento.