Dotações são o resultado de um projecto estratégico bem-sucedido de longo prazo. Por meio de grandes doações e campanhas de capital, sua organização criou um pool de fundos dotados para produzir uma instrumento de financiamento consistente em perpetuidade.
Isso é maravilhoso — se você tiver as ferramentas para rastrear e gerenciar com precisão todas as peças móveis.
Caso contrário, você estará se preparando para muitas dores de cabeça causadas por planilhas.
Da manutenção da intenção do doador ao rastreamento de distribuições e avaliação entre fundos, os fundos patrimoniais têm muitos detalhes para gerenciar. Com ferramentas intuitivas de rastreamento e relatórios projetadas para mourejar com as complexidades dos fundos patrimoniais, você pode simplificar o gerenciamento de seus fundos patrimoniais e melhorar a transparência com seus stakeholders.
A preço de uma gestão patrimonial poderoso
Doações simbolizam força para uma organização. Elas são destinadas a continuar perpetuamente, com a organização usando somente uma pequena fração a cada ano. Os doadores contribuem para a doação com a teoria de que estão apoiando sua missão de longo prazo. Quando essas contribuições não são gerenciadas corretamente, você pode perder a crédito de seus doadores e colocar essa visão de longo prazo em risco.
Uma gestão poderoso de doações e processos documentados ajudam você a rastrear — e aderir a — a intenção do doador e proíbem a organização de gastar o corpus original involuntariamente. Se o seu doador fornece uma tributo significativa para sua doação com o objetivo de lançar um programa de bolsas de estudo, por exemplo, você tem responsabilidades legais e éticas para gerir esses fundos para fornecer bolsas de estudo conforme as instruções.
É importante ter controles fortes em vigor para que você possa preservar o poder de compra do seu fundo patrimonial enquanto se alinha com sua política universal de investimento. Sua organização depende do fundo patrimonial uma vez que uma nascente fixo de financiamento para programas específicos, logo uma gestão poderoso significa que você pode lastrar desenvolvimento e risco para dar suporte a esses programas, mesmo quando a organização está enfrentando outros ventos contrários.
Se sua organização tem um fundo patrimonial ou está pensando em produzir um, cá estão algumas práticas recomendadas para gerenciar a contabilidade do seu fundo patrimonial.
Crie uma única nascente de verdade para suas operações de doações
É difícil seguir a intenção do doador se ninguém consegue encontrar o entendimento do doador. Capture todas as peças móveis — acordos do doador, registros de desembolso e declarações de investimento — em um só lugar para fácil referência e melhor informação.
Com o tempo, seu fundo patrimonial pode crescer para incluir centenas ou milhares de doações, e você precisa ser capaz de vê-las individualmente, muito uma vez que no totalidade. Com o sistema patente, você pode reunir várias doações e também rastreá-las individualmente. Escolha um sistema que também permita apensar documentos de orientação diretamente aos registros de doações, para que esses arquivos acompanhem os fundos durante toda a duração do fundo patrimonial. Esse gerenciamento simplificado de documentos também ajuda na ininterrupção dos negócios. As informações permanecem no sistema e não saem quando um membro-chave da sua equipe se aposenta.
Uma única nascente de verdade facilita o chegada e a informação de detalhes importantes do seu fundo patrimonial, quebrando silos entre suas equipes de desenvolvimento, comunicações e liderança. Sua equipe de comunicações precisa de uma visão holística do seu fundo patrimonial, sua equipe de desenvolvimento precisa ver facilmente uma vez que os fundos de um doador específico foram usados, e sua equipe de liderança precisa ver o que ainda está disponível para necessidades futuras.
Garanta a saúde e a precisão dos dados
Sua dotação cria muitos dados: valores de tributo, alocações de investimento, porcentagens de desembolso. Se qualquer um desses números for inserido incorretamente, isso pode ter um impacto significativo em seu balanço.
Minimize erros com integrações intuitivas e controles internos fortes para que você possa fornecer os relatórios que sua organização precisa para tomar decisões de financiamento importantes.
Ninguém gosta de inserir dados manualmente ou exportar de um sistema somente para importar os mesmos dados para um sistema dissemelhante. Cada lanço extra aumenta a chance de erro. Minimize a ingressão manual com integrações entre seus principais sistemas, uma vez que seu software de contabilidade de fundos e captação de recursos.
Os controles internos impostos pelo sistema também ajudam a mitigar riscos. O chegada fundamentado em funções permite que sua equipe financeira pague faturas e revise despesas com segurança. Contas a remunerar automatizadas minimiza a ingressão manual e ajuda você a reconciliar suas contas mais rapidamente. Você também pode enviar facilmente o registro para outras áreas da organização para desembolso, uma vez que empregar auxílio financeiro ao registro de um aluno.
Você também pode definir controles de gastos que impedem que um fundo ultrapasse o orçamento. Se uma despesa entrar e ultrapassar o valor alocado, essa despesa pode ser rejeitada ou enviada para revisão suplementar.
Relatórios claros do fundo para mostrar gestão
Para stakeholders não familiarizados com doações, pode possuir um mal-entendido sobre seu papel no orçamento universal da organização. Uma doação não é uma suplente operacional. Os fundos de doação só podem ser gastos para o propósito específico descrito no entendimento original do doador. Caso contrário, a organização deve entrar em contato com cada doador para pedir sua permissão para desviar da diretriz do doador.
Para gerenciar expectativas e prometer que você esteja cumprindo todos os requisitos legais apropriados, é crucial fornecer relatórios claros a todas as partes interessadas sobre uma vez que os fundos patrimoniais são usados.
Entenda o que seus stakeholders precisam para que eles possam discursar a força da sua organização. Por exemplo, converse com sua equipe de desenvolvimento sobre o que seria útil acessar para que eles possam discursar aos doadores sobre quem recebeu a bolsa de estudos que eles financiaram, por exemplo. Relatórios claros também podem ajudar sua equipe de desenvolvimento a mostrar aos doadores em potencial o impacto que eles podem ter e encorajar doações adicionais para o fundo patrimonial.
Seus relatórios também são cruciais para entender qualquer desenvolvimento do corpus original e o que deve ser alocado de volta para cada fundo. Com um sistema de contabilidade de fundos criado para gestão de doações, você pode alocar juros apropriadamente por fundo, muito uma vez que ver os saldos inicial e final do fundo em cada referência de relatório para que a liderança possa ver facilmente os dólares que estão disponíveis para serem gastos.
Contabilidade de fundos para uma gestão patrimonial sólida
A tecnologia certa está no núcleo das suas operações de doações simplificadas. O software de contabilidade de fundos com recursos de subfundos permite que você rastreie quantos fundos precisar, ao mesmo tempo em que vê a doação uma vez que um todo.
Se você está procurando um sistema de contabilidade de fundos com ferramentas nativas de gestão de doações, confira o Blackbaud Financial Edge NXT. Com controles internos integrados e relatórios específicos para organizações sem fins lucrativos com o toque de um botão, o Financial Edge NXT simplifica a gestão de doações em cada lanço. Veja uma vez que com nosso infográfico, Simplifying Endowment Management with Fund Accounting Software.