No cenário competitivo atual, as organizações sem fins lucrativos estão continuamente à procura de novas formas de atrair e reter voluntários dedicados. Felizmente, uma forma de incentivar e aumentar o envolvimento em atividades voluntárias envolve reunir voluntários para participarem nos programas de folga voluntária dos seus empregadores. Para fazer isso de forma eficiente, sua organização precisará primeiro estabelecer um sistema para monitorar as folgas dos voluntários.

É aí que entra leste guia!

A VTO oferece aos voluntários flexibilidade em relação aos compromissos profissionais, liberando seu tempo para concordar suas causas favoritas. Ao aproveitar estes programas nos seus esforços de envolvimento, a sua organização pode fabricar um envolvente de suporte que valoriza e incentiva o tempo dos voluntários.

Cá está o que iremos vedar:

Continue lendo para obter as ferramentas e o conhecimento necessários para rastrear perfeitamente o VTO para sua organização e seus apoiadores. Descubra dicas práticas elaboradas para agilizar a experiência, garantindo que seus voluntários dedicados se sintam valorizados e capacitados para continuar apoiando.

O que é o monitoramento de folga do voluntário?

As empresas com generosos incentivos voluntários aos funcionários, porquê horas pagas de VTO, muitas vezes exigem um processo estabelecido para que os funcionários solicitem e monitorem suas folgas voluntárias. Embora possa variar de uma empresa para outra, o processo de monitoramento do tempo de voluntariado geralmente envolve dois componentes principais:

• Um pedido de folga, preenchido e enviado pelo funcionário à empresa antes o evento voluntário
• Um registro detalhado de rastreamento de horas, preenchido e enviado pelo funcionário (e às vezes verificado pela organização) à empresa depois o evento voluntário

Dependendo da empresa para a qual um voluntário trabalha, as etapas específicas que ele executará⁠ e ​​as ferramentas que usará para controlar seu tempo podem ser diferentes. Isso pode variar de um Formulário Google ou folha de login em papel até um Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS) completo ou Software de Gerenciamento de Voluntários (VMS) corporativo.

Cá está o que algumas políticas de empregadores dizem sobre o monitoramento de folgas voluntárias:

“Os funcionários devem receber aprovação prévia do seu supervisor antes de usar folga remunerada para atividades voluntárias externas. Solicitações de folga remunerada para voluntários externos devem ser feitas por escrito e com antecedência razoável.”
— Tecnologia Empresarial ASU

“OVTO deve ser solicitado 30 dias de antecedência e revalidado pelo superior inopino. O supervisor analisará a solicitação e confirmará ou negará a aprovação. O departamento pode exigir prova plausível de que o tempo gasto na VTO está dentro do propósito desta política.”
– Faculdade de Medicina de Baylor

“A licença VTO deve ser usada exclusivamente para atividades voluntárias, e os funcionários serão obrigados a enviar uma confirmação por escrito da organização sem fins lucrativos de seu tempo de voluntariado ao seu supervisor dentro de um dia útil ser pago. O sistema Workday será atualizado para permitir que a gestão classifique adequadamente esse horário porquê VTO.”
⁠— Cidade de Akron

“Posteriormente a desfecho do voluntariado, o funcionário deve preencher o Formulário on-line de monitoramento de folga do voluntário dentro de três dias úteis do tempo de folga (funcionários horistas também usarão VOL ao monitorar suas horas no Kronos).”
-Dartmouth

Benefícios de monitorar folgas de voluntários para organizações sem fins lucrativos

O rastreamento de horas de voluntariado para programas corporativos de folga voluntária oferece inúmeras vantagens para as organizações. Isto é principalmente verdadeiro porque eles pretendem aumentar o impacto dos seus programas de voluntariado através da utilização eficiente do VTO.

Cá estão alguns benefícios principais:

Simplificando o processo de solicitação de VTO ⁠— Quando as horas de voluntariado são monitoradas de forma eficiente e eficiente, isso simplifica o processo para os voluntários receberem o tempo pago. Quanto mais positiva for a experiência de doação no sítio de trabalho, mais inclinados eles estarão a participar de outros programas de doações no horizonte!

Verificando solicitações de VTO dos voluntários ⁠— Algumas empresas desejam que sua organização confirme a verdade das solicitações de horas voluntárias de seus funcionários. Práticas eficazes de controle de tempo tornam mais fácil para sua equipe fazer isso com documentação verificável, estabelecendo assim um siso de transparência e reduzindo o esforço administrativo necessário.

Garantindo Reembolso Preciso — O monitoramento adequado das horas garante que os voluntários sejam reembolsados ​​com precisão pelo seu tempo. Quando os obstáculos financeiros forem removidos, será mais provável que seus voluntários apoiem seus esforços continuamente.

Métricas de folga voluntária que sua organização sem fins lucrativos deve monitorar

À medida que você começa a implementar seu projecto para monitorar as folgas dos voluntários, é importante entender em quais métricas sua organização deve se concentrar. Recomendamos selecionar alguns KPIs (ou indicadores-chave de desempenho) que podem ajudar sua equipe a restringir seus esforços e medir seus sucessos.

Isso pode incluir…

• Número totalidade de voluntários que receberam VTO. A narração totalidade de voluntários que receberam e utilizaram o VTO por seus empregadores dentro de um período específico.
• Taxa de elegibilidade VTO. A parcela de voluntários que se qualificam para programas de folga voluntária por meio de seus empregadores. Para calcular a percentagem, basta dividir o número totalidade de voluntários pelo número de voluntários elegíveis para o VTO; portanto, multiplique por 100.
• Horas VTO por programa ou atividade. O número totalidade de horas de folga do voluntário registradas por voluntários para projetos, atividades ou iniciativas específicas.
• Número médio de horas de VTO por voluntário. O número médio de horas de VTO realizadas por cada voluntário dentro de um período específico. Para calcular esse valor, divida o número totalidade de horas de VTO pelo número de voluntários utilizando VTO.
• O valor estimado do suporte ao VTO. O valor monetário totalidade das horas de voluntariado contribuídas através de programas de VTO. Para prezar o valor monetário, multiplique o número totalidade de horas VTO pela taxa horária padrão para tempo voluntário (~$33,49).
• Taxa de retenção de voluntários VTO. A porcentagem de voluntários participantes da VTO que continuam a doar seu tempo durante vários períodos por meio de um programa de VTO.

Tipos de ferramentas para monitorar folgas de voluntários

As organizações sem fins lucrativos têm algumas opções diferentes para rastrear folgas voluntárias, cada uma com seu próprio conjunto individual de prós e contras. Embora o melhor tipo de instrumento para sua organização dependa dos desejos e necessidades de sua equipe, cá está uma estudo dos tipos mais comuns:

• Sistemas de rastreamento manual, porquê Formulários Google, planilhas ou registros escritos. Essas ferramentas geralmente são de uso gratuito, o que as torna acessíveis para organizações sem fins lucrativos com orçamentos limitados. No entanto, a funcionalidade é bastante limitada e, porquê resultado, as organizações são obrigadas a destinar mais tempo às despesas gerais.
• Software de gerenciamento de voluntários, incluindo soluções para rastreamento, relatórios e informação automatizados. Aliás, melhora a experiência do voluntariado, tornando mais fácil do que nunca a matrícula em turnos e o controle do tempo. Você também pode procurar um VMS com funcionalidade de parceria corporativa!
• Sistemas de Informação de Recursos Humanos, ou HRIS, que muitas vezes facilitam a filantropia através da folha de pagamento de uma empresa ou de portais de RH. Geralmente é cá que os indivíduos também solicitam outras formas de folga remunerada, tornando-se uma oportunidade convenientemente localizada.
• Corporativo fornecendo ferramentas de banco de dados, porquê Vergar a Doação! Embora não seja ativamente um sistema de gerenciamento de voluntários, o banco de dados do Double the Donation facilita o chegada das organizações e de seus voluntários às diretrizes do programa e às instruções específicas da empresa para monitorar o tempo.

No universal, a escolha da instrumento certa para rastrear folgas voluntárias depende do tamanho, do orçamento e das necessidades específicas da sua organização sem fins lucrativos. Avalie os recursos e requisitos da sua organização para selecionar a solução mais adequada para gerenciar eficazmente a VTO e aumentar o envolvimento do voluntariado.

Bônus! Protótipo gratuito para monitorar folgas de voluntários

Pronto para debutar? Inferior está um padrão que sua equipe pode usar para documentar o tempo dos voluntários enquanto eles se envolvem com sua organização.

Recomendamos explorar um software devotado para agilizar e simplificar o processo de controle de tempo. No entanto, o registro a seguir fornecerá uma base para a manutenção precisa de registros, envolvimento crescente e maior transparência nas colaborações.

Protótipo essencial de comitiva de folga voluntária (VTO)

Nome da organização: _______________________________________
Função voluntária (missão ou atividade): ____________________________

Nome do Voluntário: _________________________________________
Endereço de e-mail do voluntário (e-mail mercantil): __________________________
Número de telefone do voluntário: ___________________________________

–

Formulário de solicitação de pré-aprovação VTO

Data da solicitação: (MM/DD/AAAA)

Data(s) da Atividade de VTO: (MM/DD/AAAA)
Totalidade de horas VTO solicitadas: __________

Descrição da atividade/Motivo da OPA: _______________________________________________
___________________________________________________________________________

–

Registro de controle de tempo voluntário

Nome	Atividade	Data	Check-in	Confira	Totalidade de horas

Verificação de horário por organização sem fins lucrativos: ☐
Assinatura do Supervisor Voluntário: ______________________________________

Desfecho e próximas etapas

Esteja você procurando identificar voluntários existentes ou expandir sua rede com novos clientes potenciais, um mecanismo de rastreamento eficiente é crucial. Isto facilita a participação dos indivíduos na programação dos seus empregadores, incentivando assim o envolvimento contínuo. Aliás, também pode reduzir drasticamente a sobrecarga exigida de sua equipe para gerenciar as iniciativas. Ao fazer isso, você promove uma cultura de comunidade e suporte.

Um programa de VTO muito estruturado pode ser uma instrumento poderosa para atrair novos voluntários, reter os existentes, e avançando em sua missão. Aproveite a oportunidade de concordar seus voluntários dedicados e observe porquê sua organização sem fins lucrativos continua a prosperar.

Interessado em aprender mais sobre porquê monitorar as folgas dos voluntários e outras maneiras de maximizar seu envolvimento corporativo e individual? Confira estes recursos recomendados: