Nos últimos anos, as relações entre organizações sem fins lucrativos e os seus auditores registaram mudanças positivas. Os auditores são vistos pelas organizações sem fins lucrativos menos porquê visitantes anuais e mais porquê consultores de crédito durante todo o ano.

O trabalho de final de ano do seu auditor permanecerá crítico para prometer a integridade financeira dos livros e registros da sua organização sem fins lucrativos e a conformidade com os regulamentos em ordenado mudança. No entanto, as empresas de auditoria fizeram agora a transição para parceiros de longo prazo, mormente para organizações sem fins lucrativos que contemplam mudanças transformativas no sistema ou operacionais.

O relacionamento de auditoria: antes e agora

Historicamente, a gestão da mudança não tem sido uma dimensão em que as organizações sem fins lucrativos consultam o seu auditor. As organizações sem fins lucrativos por vezes modificavam ou reformulavam os seus sistemas e controlos sem contratar os seus auditores. As equipas de auditoria seriam portanto apanhadas desprevenidas, sem saberem dos sistemas contabilísticos recentemente implementados, do novo projecto de contas ou das mudanças nos processos e funções de gestão. Porquê as equipes não estavam preparadas na auditoria de final de ano para esses tipos de mudanças significativas, muitas vezes havia problemas que exigiam que os auditores gastassem mais tempo em discussões com a gestão ou para documentar a sua compreensão das mudanças.

Seis melhores práticas para um relacionamento de auditoria mais possante

Agora, no entanto, é mais provável que as organizações sem fins lucrativos e as empresas de auditoria partilhem e aproveitem as suas diversas experiências para colaborar melhor entre si. Cá estão seis práticas recomendadas que sua organização sem fins lucrativos deve adotar para aumentar a colaboração e aprimorar seu relacionamento com sua empresa de auditoria.

1. Defina e compreenda as expectativas

No início, tanto a organização sem fins lucrativos quanto a equipe de auditoria devem concordar sobre o escopo, os objetivos e o cronograma do processo de auditoria e quem é responsável por cada tarefa. Ao definir antemão as expectativas, a sua organização e a equipa de auditoria podem preparar-se adequadamente, abordar e agilizar não somente o processo de auditoria, mas também qualquer problema ou questão que possa surgir durante o ano.

Estas questões podem centrar-se numa grande taxa que a organização recebeu e que não esperava e se a organização a está a registar adequadamente. Talvez a organização precise de ajuda suplementar para compreender novas orientações contábeis que sejam eficazes e os impactos em seus registros financeiros. Ou possivelmente a organização está atualizando seus controles internos e deseja prometer que suas alterações sejam suficientes e razoáveis.

Encontrei uma situação em que uma organização sem fins lucrativos registava continuamente as contribuições que recebia de forma incorreta. Para pacificar a urgência de ajustar lançamentos durante a auditoria, elaboramos um projecto para trabalhar com os departamentos de finanças e desenvolvimento da organização sempre que uma taxa sumoso fosse recebida para prometer que fosse registrada adequadamente no razão universal da organização. Em seguida algumas discussões, a organização compreendeu os erros e conseguiu registar adequadamente as contribuições sem a nossa ajuda. É importante que a organização sem fins lucrativos e a equipe de auditoria tenham essas discussões ao longo do ano para que não haja surpresas durante a auditoria.

2. Crie canais de informação claros

A informação eficiente é a base de qualquer relacionamento bem-sucedido. Sua organização sem fins lucrativos deve estabelecer canais de informação claros com sua equipe de auditoria antes do início da auditoria.

Com a maior secção do trabalho de auditoria sendo realizado remotamente ou com agendamento híbrido, a informação clara assume maior valimento. Porquê as equipes de auditoria combinam visitas presenciais com visitas remotas ao realizar auditorias, sua organização deve realizar reuniões rotineiras de status e ter linhas abertas para discussão e perguntas.

Canais de informação claros e frequentes ajudarão a prometer que sua auditoria progrida sem problemas. Muitas organizações sem fins lucrativos passaram a realizar verificações trimestrais regulares com seu auditor, às vezes até mensalmente. Isso permitiu auditorias mais tranquilas e eficientes.

Uma organização sem fins lucrativos com a qual trabalhamos estava lutando para satisfazer os prazos de relatórios financeiros e sua auditoria, infelizmente, ficaria aquém dos prazos acordados. O diretor executivo e o sócio de auditoria discutiram o que poderia ser feito para melhorar o processo. Eles implementaram verificações semanais durante a auditoria para que ambas as equipes pudessem discutir e colaborar sobre porquê atingir o objetivo generalidade de concluir a auditoria. Esta novidade forma de informação entre a organização e a empresa de auditoria permitiu que a auditoria fosse concluída dentro do prazo acordado pela primeira vez em anos e só se tornou mais eficiente ao longo dos anos.

3. Envolva-se proativamente

Os auditores estão agora mais envolvidos nas discussões com a gestão sobre revisões de sistemas, atualizações tecnológicas ou mudanças organizacionais significativas. O envolvimento proativo com o seu auditor sobre estas questões pode fornecer informações construtivas sobre possíveis implicações, riscos e ajustes necessários que, de outra forma, não teriam sido considerados. Ser proativo também pode levar ao fortalecimento dos controles identificados porquê potenciais pontos fracos durante a sua auditoria. Você também pode encontrar oportunidades para ajustar uma transação registrada que foi anteriormente mal interpretada.

Por exemplo, um novo diretor executivo ingressou em uma organização com a qual trabalhávamos. Levante diretor executivo queria expandir as fontes de receita da organização para incluir subsídios federais. Isso era um tanto que a organização não havia feito anteriormente. Antes de começarem a se inscrever, o diretor executivo entrou em contato conosco para agendar uma relação para discutir essa novidade abordagem e perguntar sobre quaisquer mudanças que a organização pudesse precisar fazer em seus sistemas, software e, o mais importante, nos controles internos. Pudemos discutir os vários meandros e regulamentos de conformidade que as organizações devem aderir ao receber financiamento federalista, e a organização sem fins lucrativos conseguiu fazer as alterações apropriadas internamente para estar melhor equipada para esses fundos. Foi esta informação proativa que permitiu a esta organização evitar surpresas e outros obstáculos que normalmente ocorrem quando as organizações começam a operar em novos empreendimentos sem tomar as medidas necessárias para equipar a sua organização para o fazer.

4. Colabore

As auditorias são um esporte de equipe! Pense nos seus auditores porquê consultores de crédito para ajudar a sua organização a atingir os seus objetivos. Os auditores possuem conhecimentos e conhecimentos valiosos que podem ir muito além da apresentação das suas demonstrações financeiras. Você pode utilizar seus auditores para prometer que sua organização sem fins lucrativos esteja seguindo suas práticas financeiras, tenha controles internos adequados e eficientes e tenha identificado vários riscos potenciais. Esse tipo de colaboração deve sobrevir ao longo do ano. Embora isto possa parecer um pensamento esmagador, trabalhar em conjunto com os seus auditores para rever estas áreas pode normalmente levar a melhorias na eficiência operacional e ajudar a fortalecer a sua organização sem fins lucrativos.

5. Eduque

Sua organização sem fins lucrativos deve investir em treinamento e ensino continuada dos funcionários sempre que verosímil. Isso pode ajudar a prometer que sua organização sem fins lucrativos permaneça em conformidade não somente com os padrões contábeis atuais ou futuros, mas também com os requisitos regulamentares aplicáveis, porquê:

• Restrições dos doadores às contribuições
• Conformidade federalista com os requisitos de Orientação Uniforme impostos aos subsídios fornecidos pelo governo federalista
• Atualizações em seu software de contabilidade de fundos que podem mudar a maneira porquê você obtém relatórios ou acompanha seus projetos

As empresas de auditoria costumam oferecer workshops educacionais, seminários, webinars e boletins informativos para ajudar seus clientes e a comunidade sem fins lucrativos a obter transparência sobre essas questões. Aliás, uma organização sem fins lucrativos deve compreender as opções que o seu fornecedor de tecnologia oferece para formação contínua. Muitas vezes, esses fornecedores oferecem recursos para ajudar organizações sem fins lucrativos a compreender melhores maneiras de utilizar seu software da melhor maneira verosímil.

Oferecido que as soluções estão em ordenado evolução, esta formação deve ser encarada porquê contínua e não porquê uma tarefa única. À medida que a equipe evolui, o sistema também evolui, e sua organização sem fins lucrativos deve aproveitar essas oportunidades de aprendizagem.

6. Avalie a pós-auditoria e busque a melhoria contínua

Mal sua auditoria for concluída, sua organização sem fins lucrativos deverá realizar uma avaliação pós-auditoria tanto internamente quanto com seus auditores. Use esta avaliação para estimar a eficiência e eficiência da auditoria, identificar áreas para melhoria e refletir sobre o processo de auditoria para melhor se preparar para futuros trabalhos de auditoria.

Porquê secção desta avaliação, revise e discuta detalhadamente a epístola da gestão emitida pela firma de auditoria, tanto internamente quanto com a firma de auditoria. Isto é mormente importante se houver resultados de auditoria. Embora esta epístola às vezes possa ser percebida porquê de natureza sátira ou porquê uma sátira à gestão de uma organização, a intenção da epístola é fornecer assistência e melhorar a organização. O feedback fornecido nesta epístola será fundamental para ajudar sua organização sem fins lucrativos a melhorar continuamente suas operações e gestão financeira.

A gestão deve abordar as conclusões com planos de ações corretivas claros, concisos e documentados. Aliás, descobri que, por vezes, a gestão utilizou as conclusões destas cartas porquê reforço para fundamentar as preocupações que abordaram anteriormente com o Juízo.

Melhores relacionamentos significam melhores decisões de negócios e melhores resultados para sua motivo

É forçoso que sua organização sem fins lucrativos construa um relacionamento possante com seus auditores, mormente um relacionamento fundamentado na crédito. Encontre uma empresa de auditoria que forneça os serviços habituais de auditoria ou impostos e torne-se um consultor de crédito durante todo o ano.

Ter uma empresa de auditoria que não somente entenda porquê sua organização opera, mas também a missão da organização é fundamental. Esta compreensão da missão de uma organização deve estender-se à auditoria para que a empresa possa fornecer orientação e melhores práticas, e as operações da organização sejam otimizadas para o sucesso. Esta relação é uma componente importante do sucesso de qualquer organização – e que a sua empresa de auditoria acolheria genuinamente.

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